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Herausforderung: Ressourcenverbrauch durch repetitive Klassifizierungsarbeit

Sobald entsprechende E-Mails im Unternehmen eingehen,  werden sie meist manuell verarbeitet und klassifiziert, bevor sie in Ticketsystemen wie Jira von Atlassian bearbeitet werden können. Dieser Prozess bindet wertvolle Personalressourcen, die effizienter eingesetzt werden könnten, beispielsweise für strategische Arbeiten.

Für die Kategorisierung der Vorgänge sowie die sinnvolle Befüllung der Felder im Ticketsystem ist ein Verständnis des Kontextes erforderlich. Bisher gab es keine technischen Möglichkeiten, diese Abläufe zu automatisieren. Durch die Weiterentwicklung von Künstlicher Intelligenz (KI) können diese Anwendungsfälle nun neu betrachtet werden.

Lösung: KI-gestützte Automatisierung mit Jira Automation in Verbindung mit LLMs

Large Language Models (LLMs) sind eine spezielle Art von KI, die darauf trainiert werden, menschliche Sprache zu verstehen, zu verarbeiten und zu generieren. Gerade die Fähigkeit,  Muster und Zusammenhänge im Kontext zu erkennen, macht diese Modelle für den beschriebenen Kontext so spannend: Mit der Integration von LLMs in Jira Automation können wiederkehrende Aufgaben nicht nur automatisiert, sondern auch intelligenter gestaltet werden.

Ein spannender Use Case ist die Verarbeitung von eingehenden Security-Updates. Dank der Leistungsfähigkeit von LLMs wird der Kontext dieser Updates automatisch erkannt und relevante Custom Fields in Jira werden entsprechend befüllt.

Stellen Sie sich vor, das IT-Security-Team erhält regelmäßig sicherheitskritische Informationen zu den im Unternehmen genutzten Systemen. Bisher sieht ein entsprechender Prozess zur Verarbeitung dieser Meldungen in Jira-Tickets wie folgt aus: Die Meldungen kommen über Schnittstellen / die Anbindung eines E-Mail-Postfachs in Jira an, werden dann von einem 1st-Level Team klassifiziert und die Informationen schließlich manuell in die entsprechenden Jira-Felder übertragen.

Durch die Verwendung eines LLMs in Verbindung mit Jira Automation ist es beispielsweise möglich, automatisch zu erkennen, welche Systeme betroffen sind und zu überprüfen, ob sie im Unternehmen vorhanden sind. Darüber hinaus können Priorisierungen vorgenommen werden und wichtige Informationen wie der Betroffenenkreis aus dem Kontext abgeleitet werden. Eine automatisierte Zuweisung zu den entsprechenden Teams ist ebenfalls möglich.

Diese Lösung reduziert den manuellen Aufwand erheblich und stellt sicher, dass keine relevanten Informationen übersehen werden.

Warum sind Business Process Plattforms wichtig?

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Reduzierung manueller Eingriffe können Business Process Plattformen die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse erheblich steigern. Dies kann beispielsweise zu einer schnelleren Auftragsabwicklung oder kürzeren Produktionszeiten führen.

• Kostensenkung: Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler und Nacharbeiten, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Zudem ermöglicht die verbesserte Transparenz eine bessere Ressourcenplanung und -nutzung.

• Flexibilität: Business Process Plattformen sind skalierbar und anpassungsfähig. Sie können problemlos an veränderte Marktbedingungen und Geschäftsanforderungen angepasst werden, was Ihrem Unternehmen eine hohe Flexibilität verleiht.

Wie entscheiden Sie, ob eine Business Process Plattform für Ihr Unternehmen Sinn macht?

Trotz aller Vorteile ist der Schritt in eine BPP zu investieren natürlich kein kleiner. Entsprechend schwer kann es fallen, das Für und Wider realistisch für das eigene Unternehmen abzuwägen. Macht es für mein Unternehmen Sinn, ein BPM-Tool zu implementieren?

Zur Klärung dieser Frage haben wir einen Prozess entwickelt, mit dem wir Sie bei der Entscheidungsfindung begleiten:

1. Fragebogen: Zu Beginn senden wir Ihnen einen Fragebogen zu. Ihre Antworten dienen uns als Basis für eine Bestandsaufnahme, darunter welche Prozesse in Ihrem Unternehmen wie umgesetzt werden.
   
2. Auswertung: Auf der Grundlage von Schritt 1 nehmen wir eine Auswertung vor. Diese wiederum führt zu einem Grobkonzept eines gemeinsamen Workshops.
   
3. Vorbesprechung: Vor dem eigentlichen Workshop findet eine gemeinsame Vorbesprechung mit Ihnen statt. So sorgen wir dafür, dass Ziele, Agenda und natürlich auch Teilnehmende des Workshops genau auf Ihre Anforderungen passen.
   
4. Workshop: Der Workshop ist der erste große Meilenstein, den wir erarbeiten. Im Ergebnis erhalten Sie von uns ein ausgearbeitetes Fachkonzept. Dieser Report beleuchtet, wie es um Ihre Unternehmensprozesse steht, an welcher Stelle wir das größte Potenzial sehen, und – sollten Sie sich für eine BPP-Implementierung entscheiden – wo wir als erstes starten würden.
   Mit dem Fachkonzept haben Sie eine konkrete Dokumentation an der Hand, um über eine BPP-Implementierung in Ihrem Unternehmen zu entscheiden.
   
5. Implementierung: Entscheiden Sie sich für die Implementierung einer Business Process Plattform, erfolgt die Umsetzung durch uns iterativ und in enger, regelmäßiger Abstimmung. Dabei erweitern wir Funktionen sukzessive, um Ihrem Unternehmen schon nach möglichst kurzer Zeit ein erstes lauffähiges und produktiv nutzbares MVP zu liefern.

Hardware/Firmware/Software

IoT-Geräte bestehen normalerweise aus mehreren Teilen, welche drei Kategorien zugeordnet werden: Hardware, Software und Firmware.

Die Hardware bezeichnet die physikalische Komponente, sozusagen den Körper eines Gerätes. Diese kann angefasst, aber auch kaputt gemacht werden.

Firmware dagegen beschreibt den „unsichtbaren” Teil (vorzustellen als die elektrischen Impulse des Gehirns) — also den Code, der direkt mit der Hardware kommuniziert und orchestriert, welcher Teil wann welche Aufgabe übernimmt.

Software umfasst den Teil des Codes, der nicht mehr direkt mit der Hardware interagiert, sondern lediglich mit der Firmware. Firmware wird im Allgemeinen auch als Embedded Software bezeichnet. 

Cyber-Security

Die oben beschriebene (Embedded)-Software ist meistens extrem komplex und besteht aus tausenden Zeilen von Code, die von verschiedenen Entwickler:innen geschrieben wurden. Dadurch ist es fast unmöglich, eine Firmware bzw. Software komplett frei von Sicherheitslücken zu halten. Diese werden dann oft ausgenutzt, um die gespeicherten Daten eines Gerätes abzugreifen oder auch um das Gerät unbrauchbar zu machen (Stichwort: Hacker).

Laut einem aktuellen Bericht von Cybersecurity Ventures beliefen sich die Folgekosten von Cyberkriminalität im Jahr 2023 auf knapp 8 Billionen US-Dollar und werden 2024 auf 9.5 Billionen US-Dollar ansteigen. Tendenz, auch für 2025, steigend.

FOTA

Um im Kontext Cyber-Security zu bleiben: Wird eine Sicherheitslücke gefunden, gilt es diese so schnell wie möglich zu schließen, um zu verhindern, dass kriminelle Personen diese ausnutzen können (wenn dies nicht eh schon der Fall ist).

Im besten Fall ist die Lücke in ein paar Stunden geschlossen. Nun muss die aktuelle, sichere Version der Firmware aber noch auf das Endgerät installiert werden. Ein sogenanntes Update muss stattfinden. Wird das Gerät hierbei nicht an ein anderes, wie den Computer, angeschlossen, handelt es sich um ein drahtloses Update oder auch OTA-Update (over the air update).

FOTA-Update bedeutet also nichts anderes als Firmware Over The Air Update und beschreibt das drahtlose Update der Firmware.

Es kann sich dabei wie beschrieben um Updates zum Schließen von Sicherheitslücken, aber auch um andere Firmware-Anpassungen handeln; beispielsweise zum Hinzufügen aktueller Funktionen oder zur Optimierung von Geräteleistung und -lebensdauer.

FOTA Updates sind essenziell für moderne IoT- und Unternehmensumgebungen, da sie Sicherheit, Effizienz und Skalierbarkeit in der Geräteverwaltung gewährleisten.

1. Klare Entscheidung: Welche Informationen gehören in Confluence?

Confluence kann vieles – aber nicht alles muss darin abgebildet werden. Überlegen Sie genau, welche Informationen zentral in Confluence abgelegt werden sollen und welche besser in spezialisierten Tools wie To-Do-Listen aufgehoben sind. Eine klare Abgrenzung spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine saubere Struktur und mehr Klarheit bei den Teammitgliedern.

2. Strukturieren Sie Inhalte: Weniger ist mehr

Eine klare und übersichtliche Seitenstruktur ist das A und O in Confluence. Vermeiden Sie dabei unnötig komplexe Hierarchien – nicht zu flach, aber nicht zu tief. Eine Gliederung bis maximal drei Ebenen ist ideal. Dabei hilft es, wenn Ihre Inhalte in sinnvolle Bereiche aufgeteilt sind, also zum Beispiel in spezifische Abteilungen, Projekte oder Themen. Jeder dieser Bereiche sollte dabei eine klare Aufgabe und Zielsetzung haben, damit die Navigation intuitiv bleibt. Eine gut durchdachte Gliederung der Seiten und eine Übersichtsseite mit Inhaltsverzeichnis helfen Ihrem Team dabei, stets den Überblick zu behalten.

3. Nutzen Sie Vorlagen und erstellen Sie Ihre eigenen Templates

Confluence bietet bereits eine Vielzahl von Vorlagen, die Ihnen helfen, Inhalte strukturiert zu erfassen. Stöbern Sie hier durch verschiedene Kategorien oder suchen Sie nach entsprechenden Stichworten. Alternativ können Sie auch eigene Templates erstellen, die auf die speziellen Bedürfnisse Ihres Fachbereichs oder Projekts zugeschnitten sind. Diese Vorlagen sparen Zeit und gewährleisten, dass alle wichtigen Informationen ähnlich strukturiert erfasst werden.

4. Überschriften und Inhaltsverzeichnisse: Navigieren leicht gemacht

Strukturieren Sie Ihre Seiten mit klaren Überschriften und fügen Sie entsprechende Inhaltsverzeichnisse in Übersichtsseiten ein. So erfassen Ihre Teammitglieder schnell, worum es in dem Bereich geht und können schneller die Informationen finden, die sie benötigen. Eine gute Überschriftengestaltung verbessert dabei nicht nur die Lesbarkeit, sondern unterstützt auch die Suchfunktion in Confluence, sodass relevante Inhalte blitzschnell auffindbar sind.

Fazit: Ein gut strukturiertes Confluence ist Gold wert

Mit den richtigen Entscheidungen bei der Informationsverteilung, einer klaren Seitenstruktur und dem gezielten Einsatz von Templates und Überschriften wird Confluence zu einem unschätzbaren Werkzeug in deinem Unternehmen. Es verbessert die Zusammenarbeit, spart Zeit und unterstützt Ihr Team dabei, seine Aufgaben effizient zu erledigen.

Stay tuned für Tipps & Tricks für Atlassian Confluence – Teil 2!