Autor: Ramona Daub

1. Automatisierte Datenintegration: effizient und nahtlos

Der Assets Data Manager unterstützt aktuell über 30 Konnektoren für die automatische Datenintegration, weitere sollen folgen. Durch diese nahtlose Verbindung zu Datenbanken, CSV-Dateien und anderen Datenquellen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Die Möglichkeit, geplante Importe einzurichten, minimiert manuelle Arbeitsschritte und reduziert Fehlerquellen. 

Für den Datenimport waren bisher Drittanbieter-Apps oder Integrationslösungen notwendig, was zu zusätzlichen Kosten führte. Diese Herausforderung wird nun durch die Konnektoren überflüssig gemacht.

Folgende Konnektoren sind aktuell verfügbar:

2. Datenbereinigung und Normalisierung: immer auf dem neuesten Stand

Eines der Kernelemente des Data Managers ist die Fähigkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, zu bereinigen und zu normalisieren. Duplikate werden entfernt und Inkonsistenzen ausgeglichen, um eine „goldene” Datenquelle zu schaffen, auf die sich Organisationen verlassen können. 

Dieser Prozess erleichtert es Ihnen und Ihrem Unternehmen, verlässliche Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass die Informationen korrekt und aktuell sind​.

3. Vergleichende Datenanalyse: Datenqualität und Sicherheit verbessern

Die Cross-Comparative Datenanalyse im Data Manager von Atlassian ermöglicht es, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und zu vergleichen, um Unstimmigkeiten wie doppelte oder veraltete Einträge zu erkennen. Dadurch können Unternehmen Schwachstellen in ihren IT-Assets frühzeitig identifizieren. Diese Funktion hilft Ihnen nicht nur, Sicherheitslücken zu schließen, sondern auch die Datenqualität zu verbessern.

Zusätzlich bietet der Data Manager eine neue Reporting-Funktionalität, mit der Dashboards basierend auf Echtzeitdaten erstellt werden können. Dies ermöglicht es Unternehmen, aktuelle Informationen schnell zu visualisieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

4. Jira Assets Integration: Alle Asset-Daten auf einen Blick

Der Data Manager fügt sich nahtlos in Jira Service Management Assets ein und ermöglicht die Verknüpfung von Asset-Daten mit Konfigurationsdaten. 

Dies bietet Teams in Ihrem Unternehmen eine umfassende Sicht auf ihre IT-Landschaft und erleichtert die Verwaltung von Assets über verschiedene Abteilungen hinweg, von IT über Compliance bis hin zum Finanzwesen​.

5. Verbesserte Audits und Compliance: Einfache Einhaltung von Standards

Durch vollständige Transparenz über alle Assets und deren Änderungen erleichtert der Assets Data Manager die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO. So unterstützt er Ihr Unternehmen nicht nur bei der Einhaltung von Compliance-Standards, sondern auch bei reibungslosen Audits. 

Diese Funktion trägt dazu bei, das Risikomanagement zu verbessern und teure Compliance-Verstöße zu verhindern.

Der Data Manager als Teil von Jira Service Management
Konkret ist der Data Manager eine Erweiterung für Atlassian Assets, das wiederum als natives Asset- und Konfigurationsmanagement-Tool Teil von JSM in der Premium- und Enterprise-Lizenzierung ist. 

Wenn Sie also Jira Service Management in der Cloud und in einem der beiden genannten Lizenzpläne nutzen, können Sie den Data Manager ohne zusätzliche Lizenzkosten verwenden! Das Tool ist dabei als Opt-in-Feature in Assets integriert und kann dort über den allgemeinen Konfigurationsbildschirm aktiviert werden.

Darum finden wir den Data Manager unverzichtbar
Mit dem Atlassian Data Manager können Unternehmen ihre IT-Prozesse optimieren, indem sie vollständige und aktuelle Daten bereitstellen. Durch die Automatisierung von Datenimporten und -bereinigungen wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und Teams können sich auf die Verbesserung ihrer Servicequalität konzentrieren.

Als Atlassian Platinum Solution Partner konnten wir den Data Manager bereits als Teil eines Early Access Programms ausgiebig testen.

Unser Fazit:

Der Data Manager kann Daten zusammenführen und bereinigen und bietet gleichzeitig leistungsstarke Analysefunktionen. Diese Kombination an Fähigkeiten wird das Tool schnell zum unverzichtbaren Werkzeug für datenbasierte Unternehmensentscheidungen machen.

Isolierte Systeme und ineffiziente Prozesse als Herausforderung 

Viele Abteilungen innerhalb eines Unternehmens haben ihre eigenen Tools, Systeme und Prozesse, die oft nicht miteinander vernetzt sind. So verwendet die IT ein Ticketing-System, während beispielsweise das HR-Team für Mitarbeiter-Onboarding-Prozesse auf eine eigene Software-Lösung setzt. Diese isolierten Silos erschweren es, den Überblick über Anfragen zu behalten, sie effizient zu priorisieren und abteilungsübergreifend zu arbeiten. Hinzu kommt der manuelle Aufwand, der die Fehleranfälligkeit erhöht und wertvolle Ressourcen bindet.

Darüber hinaus fehlt es häufig an Transparenz: Es bleibt unklar, welche Teams wie stark ausgelastet sind oder wo Engpässe auftreten. Dies führt nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu einer schlechten Servicequalität und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden. Ohne einheitliche, automatisierte Prozesse bleibt das Potenzial für Optimierung und Standardisierung oft ungenutzt.

Der Weg zu einem zentralen Service Management

Bei der Implementierung einer ESM-Lösung kommt es nicht nur auf die richtige Technologie an, sondern auch auf eine maßgeschneiderte Beratung und Unterstützung.

Unsere Expertinnen und Experten bei HiQ verfügen über jahrelange Erfahrung und haben erfolgreich Projekte in unterschiedlichen Branchen umgesetzt. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir ein ESM, das auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist. Wir kennen die Herausforderungen des Marktes und bieten fundierte, praxisnahe Lösungen.

Schritt für Schritt zu deiner ESM-Lösung:

1. Gemeinsam erstellen wir mit Ihnen eine Problem- und Anforderungsanalyse
2. Wir definieren technische Lösungsansätze, das Prozessdesign sowie die Umsetzung
3. Wir implementieren deine Lösung iterativ und in enger und transparenter Zusammenarbeit mit Ihnen

Mit HiQ erhalten Sie alles aus einer Hand: Von der Problemanalyse über die Implementierung bis zur Optimierung – wir sind Ihr verlässlicher Partner in jeder Projektphase auf dem Weg zum Enterprise Service Management für Ihr Unternehmen.

Durch eine enge Zusammenarbeit stellen wir sicher, dass die Lösung nicht nur technologisch robust ist, sondern sich auch nahtlos in die bestehende Anwendungen einfügt.

Hinzu kommt: Wir sind Atlassian Platinum Solution Partner. So profitieren unsere Kunden von exklusiven Vorteilen und dem umfassenden Know-how, das wir durch unsere enge Partnerschaft mit Atlassian bieten.

Schnellere Markteinführung mit Software-Updates “just in time”

Ein unfertiges Produkt auf den Markt bringen? Klingt erst einmal wenig überzeugend. Doch es kann tatsächlich eine clevere Strategie sein!

In einer optimalen Welt sind Hardware und Software eines Geräts immer zur gleichen Zeit fertig und Produkte können ohne teure Zwischenlagerung oder Wartezeit direkt auf den Markt gebracht werden.

Ist das in Ihrem Unternehmen der Fall? Dann herzlichen Glückwunsch, es wurden hoch optimierte Prozesse etabliert.

Wenn nicht, habe ich dennoch gute Nachrichten: Die Software muss nicht zeitgleich zur Hardware final sein!

Während das fertige Gerät bereits verpackt und auf dem Weg zum Kunden ist, können Developer noch die letzten Codezeilen abschließen oder die Qualitätssicherungsabteilung kann die zusätzliche Zeit nutzen, um alle Funktionen gründlich zu testen. Entscheidend ist, dass das Produkt beim ersten Einschalten ein drahtloses Update der Firmware erhält, um alle benötigten Funktionen bereitzustellen.

So können Sie die Produktion und Auslieferung Ihres Produkts frühzeitig starten, wodurch wertvolle Zeit und Kosten eingespart werden. Noch fehlende Features lassen sich zur Markteinführung (oder in einer späteren Phase) nachreichen. Wichtig ist, dass das FOTA-System in der Lage ist, alle Updates reibungslos zu orchestrieren und auszuspielen, damit der Launch Day ein voller Erfolg wird.

Risiken reduzieren: Bugs, Sicherheit, Compliance

Neben der grundsätzlichen Verkürzung der Time to Market durch FOTA Updates ist es entscheidend, potenzielle Komplikationen frühzeitig zu erkennen und entsprechend darauf zu reagieren, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden sowie die eigene Marktposition erfolgreich zu halten und auszubauen.

Solche Komplikationen können durch veränderte Rahmenbedingungen entstehen, z.B. durch neue Sicherheitsstandards, die nicht erfüllt werden. Oder durch gravierende Probleme, die die QA-Abteilung entdeckt, wie nicht richtig funktionierende Features oder sogar Spyware in zugekaufter Hardware.

Sollte ein Unternehmen über kein FOTA-System verfügen, lassen sich Software-Probleme gegebenenfalls nur manuell per Hand und Stecker beheben – vorausgesetzt, die Geräte befinden sich nicht auf dem Markt bzw. beim Kunden. Ist das jedoch nicht mehr möglich, hat das Unternehmen hoffentlich ein kompetentes Marketing Team, um eine Rückrufaktion abzufedern – oder eben ein wirklich gut funktionierendes FOTA-System.

Ein entsprechendes FOTA-System muss im Fall der Fälle nicht nur hochgradig skalierbar sein, um eine sehr große Anzahl von Geräten gleichzeitig zu aktualisieren (und später wieder herunter skalierbar sein, um Kosten zu sparen). Es sollte auch verschiedene Rollout-Strategien und Backup-Pläne bieten, um im Ernstfall alle Updates effizient und risikofrei durchzuführen. So lässt sich sicherstellen, dass Fehlerbehebungen, Sicherheits- und Compliance-Updates schnell und ohne unnötige Kosten aufgespielt werden.

Fazit

Egal, ob es um den Produkt-Launch, die Problemlösung während der Nutzung oder die Aktualisierung bereits ausgelieferter Geräte geht: Updates Over the Air sind eine effektive Maßnahme, um die Time to Market deines Produkts in verschiedenen Phasen zu verkürzen.

Dafür ist es entscheidend, über ein robustes FOTA-System zu verfügen. Ein gutes Firmware-Over-the-Air-System muss skalierbar, individualisierbar und zuverlässig sein. So ist es möglich, den dynamischen Anforderungen der heutigen Märkte gerecht zu werden.

Herausforderung: Ressourcenverbrauch durch repetitive Klassifizierungsarbeit

Sobald entsprechende E-Mails im Unternehmen eingehen,  werden sie meist manuell verarbeitet und klassifiziert, bevor sie in Ticketsystemen wie Jira von Atlassian bearbeitet werden können. Dieser Prozess bindet wertvolle Personalressourcen, die effizienter eingesetzt werden könnten, beispielsweise für strategische Arbeiten.

Für die Kategorisierung der Vorgänge sowie die sinnvolle Befüllung der Felder im Ticketsystem ist ein Verständnis des Kontextes erforderlich. Bisher gab es keine technischen Möglichkeiten, diese Abläufe zu automatisieren. Durch die Weiterentwicklung von Künstlicher Intelligenz (KI) können diese Anwendungsfälle nun neu betrachtet werden.

Lösung: KI-gestützte Automatisierung mit Jira Automation in Verbindung mit LLMs

Large Language Models (LLMs) sind eine spezielle Art von KI, die darauf trainiert werden, menschliche Sprache zu verstehen, zu verarbeiten und zu generieren. Gerade die Fähigkeit,  Muster und Zusammenhänge im Kontext zu erkennen, macht diese Modelle für den beschriebenen Kontext so spannend: Mit der Integration von LLMs in Jira Automation können wiederkehrende Aufgaben nicht nur automatisiert, sondern auch intelligenter gestaltet werden.

Ein spannender Use Case ist die Verarbeitung von eingehenden Security-Updates. Dank der Leistungsfähigkeit von LLMs wird der Kontext dieser Updates automatisch erkannt und relevante Custom Fields in Jira werden entsprechend befüllt.

Stellen Sie sich vor, das IT-Security-Team erhält regelmäßig sicherheitskritische Informationen zu den im Unternehmen genutzten Systemen. Bisher sieht ein entsprechender Prozess zur Verarbeitung dieser Meldungen in Jira-Tickets wie folgt aus: Die Meldungen kommen über Schnittstellen / die Anbindung eines E-Mail-Postfachs in Jira an, werden dann von einem 1st-Level Team klassifiziert und die Informationen schließlich manuell in die entsprechenden Jira-Felder übertragen.

Durch die Verwendung eines LLMs in Verbindung mit Jira Automation ist es beispielsweise möglich, automatisch zu erkennen, welche Systeme betroffen sind und zu überprüfen, ob sie im Unternehmen vorhanden sind. Darüber hinaus können Priorisierungen vorgenommen werden und wichtige Informationen wie der Betroffenenkreis aus dem Kontext abgeleitet werden. Eine automatisierte Zuweisung zu den entsprechenden Teams ist ebenfalls möglich.

Diese Lösung reduziert den manuellen Aufwand erheblich und stellt sicher, dass keine relevanten Informationen übersehen werden.