Erweiterte Expertise für einen wachsenden Markt

Der Ausbau der Marke HiQ erfolgt in einer Zeit steigender Nachfrage nach hochwertigen und  kundenspezifischen digitalen Lösungen. Unternehmen in ganz Europa stehen vor Herausforderungen bei ihrer Digitalisierung und benötigen Partner mit tiefgehender technischer Expertise, die sowohl lokal als auch länderübergreifend kompetente Lösungen bieten. Angesichts geopolitischer Dynamiken ist es wichtiger denn je, dass Unternehmen ihre digitale Transformation mit zuverlässigen Partnern zielgerichtet vorantreiben können.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, stärkt HiQ die länderübergreifende Zusammenarbeit seiner Standorte, bietet tiefgreifende technische Expertise und ein umfassendes Leistungsangebot für Kunden in Deutschland und Europa. HiQ vereint 1.700 Expert:innen an 23 Standorten in Schweden, Deutschland, Finnland und Polen.

„Die Umbenennung von Scandio zu HiQ in Deutschland kommt genau zum passenden Zeitpunkt. Nach mehr als 20 erfolgreichen Jahren als Scandio sind wir jetzt noch besser aufgestellt, um Unternehmen mit modernsten digitalen Lösungen zu unterstützen, die exakt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind“, sagt Christian Koch, Mitgründer von Scandio und Geschäftsführer von HiQ in Deutschland.

„Dies ist ein aufregender Meilenstein für HiQ. Deutschland als zentraler europäischer Markt bietet enormes Potenzial, um unsere Kunden noch besser zu betreuen. Die Vereinigung unter einer Marke stärkt unsere Positionierung vor Ort und schafft neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in Europa. Wir kombinieren lokale Agilität und Expertise mit der Stärke einer etablierten nordischen Beratung, um europaweit wirkungsvolle Projekte zu realisieren“, sagt Peter Arrhenius, CEO der HiQ Gruppe.

Das Rebranding von Scandio zu HiQ tritt am 3. März in Kraft.

1. Automatisierte Datenintegration: effizient und nahtlos

Der Assets Data Manager unterstützt aktuell über 30 Konnektoren für die automatische Datenintegration, weitere sollen folgen. Durch diese nahtlose Verbindung zu Datenbanken, CSV-Dateien und anderen Datenquellen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Die Möglichkeit, geplante Importe einzurichten, minimiert manuelle Arbeitsschritte und reduziert Fehlerquellen. 

Für den Datenimport waren bisher Drittanbieter-Apps oder Integrationslösungen notwendig, was zu zusätzlichen Kosten führte. Diese Herausforderung wird nun durch die Konnektoren überflüssig gemacht.

Folgende Konnektoren sind aktuell verfügbar:

2. Datenbereinigung und Normalisierung: immer auf dem neuesten Stand

Eines der Kernelemente des Data Managers ist die Fähigkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, zu bereinigen und zu normalisieren. Duplikate werden entfernt und Inkonsistenzen ausgeglichen, um eine „goldene” Datenquelle zu schaffen, auf die sich Organisationen verlassen können. 

Dieser Prozess erleichtert es Ihnen und Ihrem Unternehmen, verlässliche Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass die Informationen korrekt und aktuell sind​.

3. Vergleichende Datenanalyse: Datenqualität und Sicherheit verbessern

Die Cross-Comparative Datenanalyse im Data Manager von Atlassian ermöglicht es, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und zu vergleichen, um Unstimmigkeiten wie doppelte oder veraltete Einträge zu erkennen. Dadurch können Unternehmen Schwachstellen in ihren IT-Assets frühzeitig identifizieren. Diese Funktion hilft Ihnen nicht nur, Sicherheitslücken zu schließen, sondern auch die Datenqualität zu verbessern.

Zusätzlich bietet der Data Manager eine neue Reporting-Funktionalität, mit der Dashboards basierend auf Echtzeitdaten erstellt werden können. Dies ermöglicht es Unternehmen, aktuelle Informationen schnell zu visualisieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

4. Jira Assets Integration: Alle Asset-Daten auf einen Blick

Der Data Manager fügt sich nahtlos in Jira Service Management Assets ein und ermöglicht die Verknüpfung von Asset-Daten mit Konfigurationsdaten. 

Dies bietet Teams in Ihrem Unternehmen eine umfassende Sicht auf ihre IT-Landschaft und erleichtert die Verwaltung von Assets über verschiedene Abteilungen hinweg, von IT über Compliance bis hin zum Finanzwesen​.

5. Verbesserte Audits und Compliance: Einfache Einhaltung von Standards

Durch vollständige Transparenz über alle Assets und deren Änderungen erleichtert der Assets Data Manager die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO. So unterstützt er Ihr Unternehmen nicht nur bei der Einhaltung von Compliance-Standards, sondern auch bei reibungslosen Audits. 

Diese Funktion trägt dazu bei, das Risikomanagement zu verbessern und teure Compliance-Verstöße zu verhindern.

Der Data Manager als Teil von Jira Service Management
Konkret ist der Data Manager eine Erweiterung für Atlassian Assets, das wiederum als natives Asset- und Konfigurationsmanagement-Tool Teil von JSM in der Premium- und Enterprise-Lizenzierung ist. 

Wenn Sie also Jira Service Management in der Cloud und in einem der beiden genannten Lizenzpläne nutzen, können Sie den Data Manager ohne zusätzliche Lizenzkosten verwenden! Das Tool ist dabei als Opt-in-Feature in Assets integriert und kann dort über den allgemeinen Konfigurationsbildschirm aktiviert werden.

Darum finden wir den Data Manager unverzichtbar
Mit dem Atlassian Data Manager können Unternehmen ihre IT-Prozesse optimieren, indem sie vollständige und aktuelle Daten bereitstellen. Durch die Automatisierung von Datenimporten und -bereinigungen wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und Teams können sich auf die Verbesserung ihrer Servicequalität konzentrieren.

Als Atlassian Platinum Solution Partner konnten wir den Data Manager bereits als Teil eines Early Access Programms ausgiebig testen.

Unser Fazit:

Der Data Manager kann Daten zusammenführen und bereinigen und bietet gleichzeitig leistungsstarke Analysefunktionen. Diese Kombination an Fähigkeiten wird das Tool schnell zum unverzichtbaren Werkzeug für datenbasierte Unternehmensentscheidungen machen.

Herausforderung: Ressourcenverbrauch durch repetitive Klassifizierungsarbeit

Sobald entsprechende E-Mails im Unternehmen eingehen,  werden sie meist manuell verarbeitet und klassifiziert, bevor sie in Ticketsystemen wie Jira von Atlassian bearbeitet werden können. Dieser Prozess bindet wertvolle Personalressourcen, die effizienter eingesetzt werden könnten, beispielsweise für strategische Arbeiten.

Für die Kategorisierung der Vorgänge sowie die sinnvolle Befüllung der Felder im Ticketsystem ist ein Verständnis des Kontextes erforderlich. Bisher gab es keine technischen Möglichkeiten, diese Abläufe zu automatisieren. Durch die Weiterentwicklung von Künstlicher Intelligenz (KI) können diese Anwendungsfälle nun neu betrachtet werden.

Lösung: KI-gestützte Automatisierung mit Jira Automation in Verbindung mit LLMs

Large Language Models (LLMs) sind eine spezielle Art von KI, die darauf trainiert werden, menschliche Sprache zu verstehen, zu verarbeiten und zu generieren. Gerade die Fähigkeit,  Muster und Zusammenhänge im Kontext zu erkennen, macht diese Modelle für den beschriebenen Kontext so spannend: Mit der Integration von LLMs in Jira Automation können wiederkehrende Aufgaben nicht nur automatisiert, sondern auch intelligenter gestaltet werden.

Ein spannender Use Case ist die Verarbeitung von eingehenden Security-Updates. Dank der Leistungsfähigkeit von LLMs wird der Kontext dieser Updates automatisch erkannt und relevante Custom Fields in Jira werden entsprechend befüllt.

Stellen Sie sich vor, das IT-Security-Team erhält regelmäßig sicherheitskritische Informationen zu den im Unternehmen genutzten Systemen. Bisher sieht ein entsprechender Prozess zur Verarbeitung dieser Meldungen in Jira-Tickets wie folgt aus: Die Meldungen kommen über Schnittstellen / die Anbindung eines E-Mail-Postfachs in Jira an, werden dann von einem 1st-Level Team klassifiziert und die Informationen schließlich manuell in die entsprechenden Jira-Felder übertragen.

Durch die Verwendung eines LLMs in Verbindung mit Jira Automation ist es beispielsweise möglich, automatisch zu erkennen, welche Systeme betroffen sind und zu überprüfen, ob sie im Unternehmen vorhanden sind. Darüber hinaus können Priorisierungen vorgenommen werden und wichtige Informationen wie der Betroffenenkreis aus dem Kontext abgeleitet werden. Eine automatisierte Zuweisung zu den entsprechenden Teams ist ebenfalls möglich.

Diese Lösung reduziert den manuellen Aufwand erheblich und stellt sicher, dass keine relevanten Informationen übersehen werden.

1. Klare Entscheidung: Welche Informationen gehören in Confluence?

Confluence kann vieles – aber nicht alles muss darin abgebildet werden. Überlegen Sie genau, welche Informationen zentral in Confluence abgelegt werden sollen und welche besser in spezialisierten Tools wie To-Do-Listen aufgehoben sind. Eine klare Abgrenzung spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine saubere Struktur und mehr Klarheit bei den Teammitgliedern.

2. Strukturieren Sie Inhalte: Weniger ist mehr

Eine klare und übersichtliche Seitenstruktur ist das A und O in Confluence. Vermeiden Sie dabei unnötig komplexe Hierarchien – nicht zu flach, aber nicht zu tief. Eine Gliederung bis maximal drei Ebenen ist ideal. Dabei hilft es, wenn Ihre Inhalte in sinnvolle Bereiche aufgeteilt sind, also zum Beispiel in spezifische Abteilungen, Projekte oder Themen. Jeder dieser Bereiche sollte dabei eine klare Aufgabe und Zielsetzung haben, damit die Navigation intuitiv bleibt. Eine gut durchdachte Gliederung der Seiten und eine Übersichtsseite mit Inhaltsverzeichnis helfen Ihrem Team dabei, stets den Überblick zu behalten.

3. Nutzen Sie Vorlagen und erstellen Sie Ihre eigenen Templates

Confluence bietet bereits eine Vielzahl von Vorlagen, die Ihnen helfen, Inhalte strukturiert zu erfassen. Stöbern Sie hier durch verschiedene Kategorien oder suchen Sie nach entsprechenden Stichworten. Alternativ können Sie auch eigene Templates erstellen, die auf die speziellen Bedürfnisse Ihres Fachbereichs oder Projekts zugeschnitten sind. Diese Vorlagen sparen Zeit und gewährleisten, dass alle wichtigen Informationen ähnlich strukturiert erfasst werden.

4. Überschriften und Inhaltsverzeichnisse: Navigieren leicht gemacht

Strukturieren Sie Ihre Seiten mit klaren Überschriften und fügen Sie entsprechende Inhaltsverzeichnisse in Übersichtsseiten ein. So erfassen Ihre Teammitglieder schnell, worum es in dem Bereich geht und können schneller die Informationen finden, die sie benötigen. Eine gute Überschriftengestaltung verbessert dabei nicht nur die Lesbarkeit, sondern unterstützt auch die Suchfunktion in Confluence, sodass relevante Inhalte blitzschnell auffindbar sind.

Fazit: Ein gut strukturiertes Confluence ist Gold wert

Mit den richtigen Entscheidungen bei der Informationsverteilung, einer klaren Seitenstruktur und dem gezielten Einsatz von Templates und Überschriften wird Confluence zu einem unschätzbaren Werkzeug in deinem Unternehmen. Es verbessert die Zusammenarbeit, spart Zeit und unterstützt Ihr Team dabei, seine Aufgaben effizient zu erledigen.

Stay tuned für Tipps & Tricks für Atlassian Confluence – Teil 2!